Vous souhaitez organiser le tournoi de votre club et réunir, chaque année, toujours plus de compétiteurs ? Vous préparez bientôt votre tournoi de fin de saison ? Sports-Village vous partage quelques petits conseils pour un tournoi sportif réussi ! 😊
L’organisation d’un tournoi sportif amateur est un événement mêlant partage et compétition permettant la mise en avant du club organisateur. Mais avant tout, c’est un rassemblement communautaire autour des valeurs du sport.
Voici nos recommandations qui vous permettront d’aborder cette journée de fête sans stress:
➡ Anticiper le tournoi
Vous le saviez sûrement déjà, mais un tournoi est un événement qui nécessite une certaine préparation et donc, bien évidemment, de l’anticipation.
Pour un maximum de participants (et il en faut, si un tournoi compte seulement trois équipes, c’est mal parti… 😁), envoyez vos invitations et commencez à communiquer le plus tôt possible.
Veillez également à sonder les équipes que vous souhaitez inviter pour définir la date parfaite. De cette manière, aucun club participant ne manquera à l’appel le jour J. Vous pouvez par exemple utiliser doodle.com pour effectuer un sondage en ligne (vous proposez plusieurs dates, vos invités cochent leurs disponibilités et le tour est joué 👍).
Une fois la date fixée, il faut rapidement réserver l’infrastructure où se déroulera le tournoi pour ne pas être pris de court.
Pour vous aider dans votre planification, il peut être judicieux d’élaborer un rétroplanning: vous partez de la date du tournoi et listez les tâches que vous devez accomplir avant cette date (en estimant les durées). De cette manière vous savez quand débuter la tâche au plus tard.
➡ Mobiliser ses bénévoles
C’est maintenant le moment de mobiliser vos bénévoles. Plus vous aurez de bénévoles engagés dans l’organisation de votre tournoi, plus le tournoi aura de chances d’être un véritable succès ! C’est la clé de la réussite !
Répartissez les rôles pour optimiser les missions ! Ne négligez surtout pas l’ambiance le jour J : un fond sonore musical, un speaker, une buvette, tout doit être prévu pour passer un excellent moment.
➡ Organiser le tournoi sportif
Chacun a son rôle ? Tout le monde est motivé ? Très bien, place à l’organisation technique du tournoi ! 💪
Dans un premier temps, commencez par définir et fixer le budget alloué à l’événement. Il peut être intéressant de faire appel à des sponsors (en échange de visibilité par exemple) afin de réduire les frais liés à l’organisation du tournoi.
En tant qu’organisateur de l’événement, vous êtes responsable :
- de la mise à disposition du matériel nécessaire au bon déroulement de cette journée, il vous faudra donc lister le matériel requis et vous procurer celui que vous n’avez pas. Sports-Village est à votre disposition pour vous fournir le matériel manquant,
- de la sécurité lors du tournoi, il faut donc bien planifier ce point pour éviter une mauvaise surprise qui viendrait gâcher la fête,
- de l’ambiance et de l’animation et c’est bien sur ce point que vous devez vous démarquer. Pensez à la musique, à la mise en place d’une buvette/sandwicherie, à animer cette journée avec toutes sortes d’activités plus créatives les unes que les autres : pensez partage et convivialité. 🙌
📋Pensez aux différentes autorisations et déclarations nécessaires.
Vous l’aurez compris, tout doit être planifié avant le jour J et le déroulement doit être bien huilé pour éviter les imprévus.
➡ Réussir sa communication
Parallèlement à l’organisation, voici venu le moment de communiquer sur votre futur événement. Utilisez votre créativité pour communiquer avec originalité. 🗣
Utilisez vos réseaux sociaux, votre liste de contacts, votre éventuel site internet pour toucher le maximum de personnes. Ne négligez pas la communication physique : affichettes et flyers sont toujours des supports efficaces alors rendez visite aux commerçants du coin.
Créer un t-shirt ou un mug personnalisé pour tous les participants est une excellente manière de marquer les esprits (soyez créatif !). En faisant un mug personnalisé amusant, une chose est sûre, votre tournoi ne tombera pas aux oubliettes ! N’hésitez pas à solliciter Sports-Village pour vous accompagner dans vos créations (choix du textile, marquage, etc…).
Pour une communication réussie, partagez le déroulement de votre tournoi sur vos réseaux sociaux (images, résultats, vidéos, interviews) de manière à animer votre communauté et vos réseaux. L’idée est de communiquer avant, pendant et après le tournoi. De cette manière les personnes qui n’auront pas pu se déplacer pourront suivre le tournoi depuis n’importe quel endroit ! Mettez en avant les vainqueurs, les plus méritants, les bénévoles…
➡ Récompenser les participants
Vous pouvez recevoir et distribuer des lots de la part de vos éventuels sponsors comme des petits objets publicitaires, ça fait toujours son effet.
Pourquoi ne pas confectionner un t-shirt à l’effigie du tournoi ou encore un mug personnalisé pour les participants ? Une petite attention qui plaira à coup sûr !
Mais, entre nous, la récompense ultime (notamment pour les plus petits) reste bel et bien la médaille !🥇
Chaque tournoi a son vainqueur et chaque vainqueur a sa médaille. Il est donc primordial de prévoir des trophées et des médailles pour récompenser les participants (un magnifique trophée destiné au vainqueur stimulera d’autant plus la compétition) ! 🏆
➡ Sports-Village vous accompagne
Votre espace club Sports-Village vous accompagne à chaque étape de la préparation de votre tournoi !
Mettez en place une billetterie pour permettre aux clubs (voire aux joueurs) de s’inscrire en avance. Ainsi, vous saurez exactement combien de personnes sont attendues (et pourrez prévoir le matériel, la restauration en conséquence).
Listez les postes et les tâches à attribuer aux volontaires qui vous accompagnent sur l’organisation de ce tournoi. Lancez des missions volontaires : elles vous permettront de savoir si vous avez assez de bénévoles et leur donneront des instructions claires. Avec l’attribution de lots, vous pourrez récompenser leur engagement et donc motiver plus facilement les bonnes volontés !
Sports-Village propose un ensemble de produits utiles lorsque l’on organise un tournoi : de votre équipement de club, en passant par des T-Shirts événement, des chasubles ou du matériel d’initiation : vous retrouverez forcément ce dont vous avez besoin dans le catalogue.
Votre espace club facilite votre communication : utilisez les modèles de réseaux sociaux et de newsletter pour annoncer, inviter, relancer vos différents publics.
Vous pouvez aussi faire appel à Sports-Village pour vos récompenses : mug personnalisé ou médaille ou trophée.
En suivant ces quelques petits conseils, pas de quoi stresser, votre tournoi se déroulera parfaitement bien. Il ne vous reste plus qu’à profiter de ce beau moment de partage.
